Home » Misc » Какие секретари бывают

Какие секретари бывают


виды секретаря, чем занимается секретарь, секретарь на reception, ресепшионист, секретарь-референт, помощник руководителя

Под общим названием «секретарь» объединяется несколько видов секретарей, на которые профессия классифицируется в соответствии с квалификацией секретаря. Давайте поговорим о том, чем занимается секретарь в коммерческой фирме.

 Итак, самый младший вид секретаря – ресепшионист или секретарь на reception. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки, приходящие на общий телефон фирмы, фильтрует телефонные звонки и распределяет их по сотрудникам. На сегодняшний день ресепшионист в чистом виде встречается довольно редко. Если ранее, особенно в крупных организациях, всегда в штате был один или несколько ресепшионистов, занимающихся исключительно ответом на звонки, то теперь с этими функциям вполне справляются автоматизированные технические устройства, называемые юмористами «железная баба». Вы наверное и сами встречались с такими, позвонив куда-то, например, в банк: «Наберите внутренний номер абонента или дождитесь ответа оператора». Если деятельность фирмы подразумевает частые ответы на звонки, то чаще всего на работу нанимается не секретарь на reception, а оператор на телефоне, за несколько меньшую зарплату. Оператор на телефоне часто даже не входит в штат компании, а является внештатным сотрудником.

Таким образом, функции секретарь на reception со временем усложнились и практически срослись с функциями, специалиста, ранее именуемого «секретарь офиса». В зависимости от размера компании и ее деятельности, секретарь на reception сегодня выполняет и другие обязанности, которые «железной бабой» не заменишь: встречает и провожает посетителей, сортирует входящую корреспонденцию и отправляет исходящую, готовит чай-кофе для посетителей, а в небольших организациях может делать и более сложную работу, например, осуществлять закупки воды и канцелярских товаров, а также заказывать билеты и оформлять визы для сотрудников, направляющихся в командировку.

Следующий вид секретаря – это секретарь-референт. Секретарь-референт может называться также референтом руководителя, ассистентом руководителя и помощником руководителя. На современном рынке персонала чаще всего встречается название «помощник руководителя». Чем отличается помощник руководителя от секретаря на reception? Прежде всего, тем, что секретарь на reception или секретарь офиса оказывает административную поддержку для сотрудников всего офиса, а помощник руководителя ассистирует только одному человеку или нескольким. Сам факт того, что помощник руководителя ассистирует только одному человеку, не значит, что у него меньше работы. Как правило, все происходит совсем наоборот: у секретаря офиса рабочий день чаще нормированный, в то время как у личного помощника руководителя многое зависит от графика самого руководителя. Рабочий день чаще всего ненормированный и бывает много переработок.

Помощник руководителя ведет календарь рабочего дня руководителя, готовит отчеты и презентации для руководителя, готовит проекты деловых писем и часто еще решает за руководителя кучу проблем разной сложности, включая помощь в бытовых вопросах.

У помощника руководителя также существенно выше уровень ответственности за вмененный ему или ей участок работы. Как правило, помощник руководителя ассистирует первым лицам компании: президенту, генеральному директору, вице-президенту, финансовому директору, руководителям крупных отделов и т.д. А это значит, что ошибки, совершенные помощником руководителя, могут нанести большой вред компании. Представьте себе, если помощник генерального директора перепутал даты командировки руководителя и в результате сорвалась стратегически важная встреча директора с инвесторами.

По роду службы помощник руководителя часто бывает в курсе различной конфиденциальной информации.

Именно поэтому

ВАКАНСИИ:

Сотрудник банка Тинькофф
Оператор-консультант в контакт-центр (без холодных звонков)
Ассистент зоны КСО (гипермаркет "Перекресток")

должность помощника руководителя выше в иерархической лестнице видов сектетарей и именно поэтому квалификационные требования к позиции существенно выше. Об этом мы поговорим чуть позднее.

Итак, это, пожалуй, самые основные виды секретарей, существующие в коммерческих компаниях.

Остальные должности будут являться чаще всего, их производными. Так, например, существуют позиции административных ассистентов, ассистентов различных отделов и в каких-то организациях эта должность повторяет должность секретаря офиса, только в масштабе одного отдела, а в каких-то организациях (чаще иностранных) ассистент отдела является не секретарем, а больше младшим сотрудником отдела, отвечающего за отчетность, презентации, выполняющим обязанности ресечера и т.д.

В фирмах с большим документооборотом есть также должности секретаря-делопроизводителя, где к функциям секретаря добавляются также ведение делопроизводства компании. В юридических фирмах часто можно встретить позиции вечерних секретарей, которые отвечают на звонки, сортируют входящую корреспонденцию, печатают письма и ассистируют партнерам фирмы, которые сидят в офисе допоздна.

Отдельно хочу сказать о позиции офис-менеджера. Эта позиция не входит в классификацию секретарей и не является профессией секретаря. Часто можно встретить, как организации называют «офис-менеджером» позиции секретаря на reception или секретаря офиса (отдела). Тем не менее, стоит только посмотреть на функционал позиции, все сразу становится явно. Почему они это делают? Чаще всего из-за размытых формулировок позиций, но иногда и потому, что отделу персонала хочется представить позицию в более выгодном свете. Мы еще поговорим о профессии офис-менеджера, когда будем рассматривать возможности карьерного роста секретаря. Тем не менее, эта позиция является одной из верхних позиций иерархии административных должностей в классическом понимании подразумевает иные обязанности, часто в них входит и руководство административными ассистентами и секретарями.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей

 

10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?

Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.

Бизнес-ассистент

Кому необходим –  руководителям компаний с большим документооборотом

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.

 

Личный помощник

Кому необходим –  руководителям крупных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.

 

Персональный ассистент

Кому необходим –  руководителям крупных западных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.

Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.

 

Секретарь

Кому необходим –  компаниям малого, среднего и крупного бизнеса

Кому подчиняется – руководящему составу

Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.

 


Секретарь-помощник

Кому необходим –  руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек

Кому подчиняется – руководителю

Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.

 

Секретарь на ресепшен

Кому необходим –  компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей

Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю

Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.

 

Секретарь-референт

Кому необходим – компаниям среднего бизнеса

Кому подчиняется – руководителю

Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.

Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.

 

Администратор

Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг

Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору

Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

 

Офис-менеджер

Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек

Кому подчиняется – руководителю, административному директору

Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.

В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.

 

Делопроизводитель

Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)

Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.

Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.

Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.

К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.

Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».

Шаблон должностной инструкции секретаря | Workable

 

Этот шаблон описания работы секретаря оптимизирован для размещения на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий, и его легко настроить для вашей компании.

В обязанности секретаря входит:

Краткое описание работы

В качестве секретаря вы возьмете на себя канцелярскую и административную поддержку, чтобы оптимизировать рабочие процессы в офисе.

Вы будете помогать коллегам и руководителям, поддерживая их в планировании и распространении информации.

Вы будете точкой отсчета для всех запросов, запросов или проблем и будете неотъемлемой частью рабочей силы компании.

Обязанности

Требования и навыки

Часто задаваемые вопросы

Чем занимается секретарь?

Секретари проделывают невероятное количество работы, чтобы компания работала. Они выполняют рутинные административные функции, такие как составление корреспонденции, назначение встреч, систематизация файлов и предоставление информации звонящим.

Каковы обязанности и ответственность секретаря?

Они играют жизненно важную роль, помогая своему работодателю управлять повседневными операциями, отвечая на телефонные звонки, отправляя электронные письма, организуя встречи и записывая важные обсуждения. Они также могут нести ответственность за помощь в согласовании цен на различные товары, такие как офисная мебель. Другие обязанности включают создание отчетов, адаптацию новых членов команды, ввод данных и выполнение поручений.

Что отличает хорошего секретаря?

Хорошие секретари всегда на высоте, умеют работать в режиме многозадачности, оставаться организованными и в то же время дружелюбными. Им также необходимы отличные коммуникативные навыки, в том числе профессиональные телефонные манеры. Секретари иногда имеют дело с конфиденциальной информацией; таким образом, они должны быть дискретными и соблюдать конфиденциальность.

С кем работает секретарь?

Секретари часто первыми взаимодействуют с покупателями и клиентами. Они работают с другими офисными сотрудниками и обычно подчиняются непосредственно офис-менеджеру.

Список обязанностей секретаря | Work

Автор Лесли Блум Обновлено 24 сентября 2018 г.

Секретари выполняют основные канцелярские, организационные и служебные обязанности в компании, отделе или руководителе. Компании всех размеров нанимают секретарей для помощи в управлении фронт-офисом и решении административных вопросов. Обязанности секретаря часто остаются незамеченными публикой, но они могут иметь жизненно важное значение, помогая компании оставаться организованной и идти по правильному пути.

Должностная инструкция

Обязанности секретаря или помощника по административным вопросам различаются в зависимости от отрасли и работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих мест.

Приемная. На обычных офисных должностях обязанности секретаря включают в себя помощь новым сотрудникам и посетителям в ориентировке. Это включает в себя направление посетителей к людям, с которыми они пришли встретиться, и указание новым сотрудникам, куда пойти в первый рабочий день. В общем, секретарь создает имидж компании, предлагая дружелюбный и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Подача. Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь просматривает карту каждого пациента во время приема медсестры или врача. Она заменяет его, когда встреча закончена. Хранение файлов в алфавитном порядке и использование файловой системы для удобного хранения и поиска являются ключом к успешной организации файлов.

Переписка. Секретари обычно являются связующим звеном для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они принимают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества и либо отвечают на вопросы, либо переадресовывают звонки. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщить информацию клиентам, назначить встречи или ответить на запросы. Делать заметки от менеджера, готовить служебную записку или письмо и просматривать почту - обычные обязанности секретаря.

Документооборот. Секретари копируют документы для рассылки по почте или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять по факсу документы компании клиентам или покупателям и получать входящие факсы для передачи нужному лицу. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц или документов и распространения их среди сотрудников или клиентов. Вычитка документов и составление электронных писем — другие обязанности секретаря.

Офисные задачи. Особенно в небольших офисах функции секретаря могут включать рутинные канцелярские задачи и поручения по оказанию помощи другим. Это может означать отмену или перенос встреч, заказ канцелярских товаров, заметки во время встреч и приготовление напитков для гостей.

Требования к образованию

Секретарь может приступить к работе, имея только аттестат о среднем образовании и навыки работы с компьютером. Секретари изучают большинство своих обязанностей на работе. Некоторые компании, например, в юридической и медицинской сфере, могут предпочесть секретаря, который прошел курсы, характерные для отрасли, поэтому он знаком с терминологией и практикой. Для исполнительных секретарей может потребоваться степень бакалавра.

Секретари и помощники по административным вопросам во всех областях получают среднюю заработную плату в размере 37 230 долларов США по состоянию на май 2016 года, что означает, что половина зарабатывает больше, а половина меньше. Лучшие 10 процентов секретарей и помощников по административным вопросам зарабатывают более долларов США 62 230 . Самые низкие 10 процентов зарабатывают менее 90 005 22 930 долларов 90 006 .

Средняя годовая заработная плата в разбивке по категориям составляет:

Индустрия

. В 2016 году в 2016 году.

Крупнейшие работодатели секретарей работают в следующих секторах:

Функции секретаря также выполнены в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе. . Карьера секретаря — это работа с полной занятостью, которая может потребовать сверхурочной работы и выходных, в зависимости от компании.

Многолетний опыт

Зарплата секретаря значительно увеличивается с начального уровня до старшего уровня и может увеличиваться при обучении различным навыкам. Секретарь, специализирующийся в какой-либо отрасли, такой как медицинский или юридический секретарь, может получать гораздо более высокую зарплату. Многие секретари фронт-офиса проходят путь до исполнительных секретарей, попутно достигая более высоких уровней оплаты.

Тенденция роста числа рабочих мест

По прогнозам, количество рабочих мест для всех секретарей и административных помощников сократится на 5 процентов в течение следующего десятилетия, за исключением одной категории. В первую очередь это связано с современными технологиями, которые могут помочь другим подготовить документацию и другие задачи, которые раньше выполнялись секретарями. Что касается исполнительных секретарей, менеджеры теперь выполняют функции секретаря самостоятельно, или секретари могут поддерживать более одного менеджера.

Снижение секретарских категорий заключается в следующем:

Один категория Секрета по карьерному росту - медицинский секретарь.

Learn more