Обязанности организатора мероприятий
Обязанности организатора мероприятий: будьте готовы ко всему!
Главная > Блог > Ивент менеджер > Обязанности организатора мероприятий: будьте готовы ко всему!
Каждый event manager (Киев) – это многофункциональный солдат, который выполняет различные задачи, необходимые для подготовки, проведения высококачественного мероприятия. Организатор – профессия, которая подразумевает эффективную организацию собственного рабочего процесса, управление людьми, – и все это для достижения максимального результата для заказчика. Каковы же обязанности организатора мероприятий? Об этом подробно будет рассказано в статье!
Организатор мероприятий: обязанности при подготовке ивентовОбязанности организатора мероприятий достаточно разнообразны, порой неординарны. Каждый event manager, который подает резюме на должность организатора ивентов, должен быть готов к нон-стопу, постоянной многозадачности, выполнению заданий, которые нужны были еще «на вчера».
Можно назвать следующие основные обязанности организатора мероприятий:
- Разработка концепции, написание основного, резервного сценариев, генерация новый идей, поиск путей их наилучшего воплощения.
- Составление смет, вычисление расходов, необходимых для организации, проведения мероприятия.
- Подбор локации, достижение договоренностей с работниками, подписание контрактов при необходимости.
- Составление отчетов по результатам проведенного мероприятия, произведение оценки эффективности ивента.
- Привлечение подрядчиков (рестораны, отели, службы по логистике), управление их работой, осуществление координации, контроля.
- Работа с документами, бухгалтерией, техникой.
- Постоянное согласование по различным вопросам, связанных с организацией конференций/деловых встреч/научных форумов и других мероприятий.
Обязанности организатора мероприятий могут быть более широкими в зависимости от агентства, в котором работает event manager, запросов клиента, типа праздника.
Узнали про обязанности организатора мероприятий и загорелись желанием стать частью команды специалистов ARENA CS? Мы подскажем, как стать хорошим организатором, получить желанную должность. Есть два варианта, которые могут идеально подойти всем соискателям:
- Подать резюме на должность помощника ивент менеджера. Вы организатор мероприятий без опыта? Тогда этот вариант идеально подойдет именно вам! Работа в престижном агентстве на этой должности поможет освоить все обязанности организатора мероприятий, получить необходимый опыт, попрактиковаться в подготовке различных ивентов.
- Окончить курсы по подготовке ивент менеджеров. Благодаря курсам каждый студент сможет изучить кухню ивент менеджмента «изнутри», узнать обо всех аспектах работы в компании на различных должностях. Курсы помогут понять, каковы обязанности организатора мероприятий, и как правильно выполнять работу для достижения всех поставленных целей.
Вы готовы к работе на все 100%? Тогда не стоит откладывать судьбоносное решение на потом, – выбирайте один из предложенных вариантов и начинайте свой путь в страну ивент менеджмента!
По всем вопросам относительно GREAT EVENT SCHOOL обращайтесь:
Юлия Гуляева
Директор GREAT EVENT SCHOOL
Потапенко Даша 22.07.2019
Организатор мероприятий: Описание, задачи и обязанности
Вы любите организовывать мероприятия и вечеринки для своей семьи и друзей? Возможно, вы захотите попробовать себя в качестве организатора мероприятий!
Организатор мероприятий (также известный как организатор встреч и/или собраний) — это тот, кто координирует все аспекты профессиональных встреч и мероприятий. Они часто выбирают места для встреч, организуют транспорт и согласовывают многие другие детали.
Чем занимается организатор мероприятий?
Будь то свадьба, образовательная конференция или деловая встреча, встречи и мероприятия объединяют людей для достижения общей цели.
Планировщики встреч, конференций и мероприятий работают над тем, чтобы эта цель была достигнута беспрепятственно.
Организатор мероприятий обычно делает следующее:
- Встретьтесь с клиентами, чтобы понять цель встречи или мероприятия
- Спланируйте масштаб мероприятия, включая время, место, программу и стоимость
- Запрашивайте предложения от мест и поставщиков услуг (например, флористовили фотографов).
- Работа с клиентом, чтобы выбрать, где провести мероприятие и с кем заключить договор на услуги
- Осмотр мест, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям клиента
- Координация услуг по проведению мероприятий, таких как номера, транспорт и питание
- Поговорите с персоналом на месте, чтобы согласовать детали
- Мониторинг мероприятий, чтобы убедиться, что клиент и участники мероприятия удовлетворены
- Просмотрите счета за мероприятие и подтвердите оплату
Организаторы мероприятий координируют каждую деталь мероприятия от начала до конца.
Например, перед встречей планировщики встречаются с клиентами, чтобы оценить посещаемость и определить цель встречи. Во время встречи они занимаются логистикой встречи, такой как регистрация гостей и настройка аудио- и видеооборудования для спикеров. После встречи они опрашивают участников, чтобы выяснить, какие темы их больше всего интересовали.
Организаторы мероприятий также ищут потенциальные места для встреч, например отели и конференц-центры. Они рассматривают жилье и услуги, которые может предоставить объект, насколько легко людям будет туда добраться, а также достопримечательности, которые могут предложить окрестности. В последнее время планировщики также рассматривают вопрос о том, может ли онлайн-встреча достичь тех же целей, что и встреча лицом к лицу.
После того, как место выбрано, планировщики организуют место для встреч и службы поддержки. Например, они заключают контракты с поставщиками на питание для посетителей и согласовывают планы с персоналом на месте. Они организуют выступления, развлечения и мероприятия.
Они также контролируют финансирование собраний и конгрессов. В день мероприятия организаторы могут зарегистрировать участников, скоординировать транспорт и убедиться, что конференц-залы оборудованы должным образом.
Требования к образованию и квалификация
Требования к образованию и обучению для организаторов мероприятий различаются в зависимости от области знаний, которая может включать свадьбы и другие личные мероприятия, а также деловые встречи, съезды и конференции. Хотя вы можете получить работу по планированию мероприятий начального уровня без формального образования, это может ограничить ваши шансы на карьерный рост.
Образование: многие организаторы мероприятий получают как минимум степень бакалавра в области гостиничного менеджмента или соответствующую специальность. Некоторые люди, работающие в этой области, имеют ученые степени в области связей с общественностью, маркетинга, коммуникации и бизнеса.
Сертификаты: есть несколько различных добровольных сертификатов, которые организаторы мероприятий могут получить, чтобы повысить свои навыки и авторитет.
Распространенной является программа аттестации Certified Meeting Professional (CMP) через Совет индустрии мероприятий. Существуют и другие дополнительные сертификаты по разным специальностям, в том числе статус сертифицированного специалиста по проведению совещаний (CGMP), выданный Обществом профессионалов государственных совещаний, и несколько различных уровней сертификации, предлагаемых Американской ассоциацией сертифицированных организаторов свадеб AACWP.
Опыт: некоторые организаторы мероприятий получают опыт во время стажировки или начинают с работы на соответствующих должностях в индустрии гостеприимства. Они также могут получить опыт на раннем этапе, координируя занятия в колледже и волонтерские мероприятия.
По мере того, как организаторы мероприятий приобретают опыт, у них может появиться возможность взять на себя больше обязанностей. Например, это может означать переход от координатора конференции до координатора программы, а затем до менеджера встречи.
В конце концов, многие организаторы мероприятий также открывают собственное дело.
Навыки и компетенции организаторов мероприятий
В дополнение к пониманию управления гостеприимством с точки зрения бизнеса вы увеличите свои шансы на успех, если у вас хорошо развиты мягкие навыки, такие как следующие:
- Коммуникативные навыки: отличные навыки аудирования, разговорной речи и письма улучшат вашу способность общаться с поставщиками, участниками мероприятий и персоналом.
- Внимание к деталям: очень важно ваше умение замечать самые мельчайшие детали мероприятия, от шрифта на приглашениях до вида салата, который будет подан на стойке регистрации.
- Координация: вы должны уметь работать вместе с другими людьми и приспосабливать свои действия к их действиям.
- Решение проблем: вы должны уметь не только решать проблемы, но и сохранять самообладание при этом.
- Навыки межличностного общения: способность устанавливать и поддерживать отношения с поставщиками очень важна и облегчит вашу жизнь, когда придет время планировать будущие события.
Как выглядит рабочее место организатора мероприятий?
Организаторы мероприятий проводят большую часть своего времени в офисах. Во время встреч и мероприятий они обычно работают в отелях или конференц-центрах. Они регулярно путешествуют, чтобы посетить мероприятия, которые они организуют, и посетить предполагаемые места встреч, иногда в экзотических местах по всему миру. Планировщики регулярно сотрудничают с клиентами, работниками сферы гостеприимства и участниками совещаний.
Работа по планированию встреч, конференций и мероприятий может быть быстрой и требовательной. Планировщики контролируют многие аспекты мероприятия одновременно, сталкиваются с многочисленными крайними сроками и координируют деятельность нескольких разных групп людей.
Большинство организаторов встреч, конференций и мероприятий работают полный рабочий день. Кроме того, многим приходится работать сверхурочно и нерегулярно в преддверии важного события. Во время совещаний или съездов планировщики могут работать очень долго, начиная с раннего утра и работая до позднего вечера.
Иногда им приходится работать по выходным.
Шаблон описания вакансии
Event Planner
Этот шаблон описания вакансии Event Planner оптимизирован для размещения на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий и прост в настройке. Не стесняйтесь изменять это описание вакансии в соответствии с потребностями вашей компании, независимо от того, нанимаете ли вы организатора мероприятий, координатора или менеджера.
В обязанности планировщика мероприятий входит:
- Планирование, проектирование и проведение мероприятий в установленные сроки
- Работа с клиентами для выявления их потребностей и обеспечения удовлетворенности клиентов
- Организационные помещения и детали, такие как декор, питание, развлечения, транспорт, расположение, список приглашенных, специальные гости, оборудование, рекламные материалы и т. д.
Опубликуйте это описание работы планировщика мероприятий, подписавшись на 15-дневную бесплатную пробную версию Workable и нанимайте лучше и быстрее.
Описание вакансии
Мы ищем успешного и увлеченного организатора мероприятий, который будет проводить мероприятия от концепции до завершения. В обязанности координатора мероприятий входит обеспечение превосходного обслуживания клиентов и организация памятных мероприятий, отвечающих ожиданиям по качеству.
Обязанности
- Планирование, дизайн и производство мероприятий при управлении всеми элементами реализации проекта в установленные сроки
- Поддерживать связь с клиентами для выявления их потребностей и обеспечения их удовлетворенности
- Проводить исследования рынка, собирать информацию и обсуждать контракты до закрытия любых сделок
- Предоставление отзывов и периодических отчетов заинтересованным сторонам
- Предлагать идеи по улучшению предоставляемых услуг и качества мероприятий
- Организация помещений и управление всеми деталями мероприятия, такими как декор, питание, развлечения, транспорт, местоположение, список приглашенных, специальные гости, оборудование, рекламные материалы и т.
д. - Обеспечение соблюдения страховых, юридических обязательств, обязательств по охране труда и технике безопасности
- Определение потребностей в персонале и координация их деятельности
- Сотрудничать с отделом маркетинга и PR для продвижения и освещения события
- Заблаговременно решать любые возникающие проблемы и устранять любые возникающие проблемы в день мероприятия
- Проведение оценок до и после мероприятия и отчет о результатах
- Исследование рынка, выявление возможностей проведения мероприятий и создание интереса
Требования и навыки
- Подтвержденный опыт работы планировщиком или организатором мероприятий
- Впечатляющее портфолио ранее проведенных мероприятий (свадьбы, встречи, вечеринки, корпоративы)
- Отличные навыки тайм-менеджмента и коммуникативные навыки
- Навыки продаж и способность строить продуктивные деловые отношения
- Возможность независимого управления несколькими проектами
- Знание MS Office
- Готов предоставить рекомендации от предыдущих клиентов
- BS в области управления событиями или в смежных областях
Часто задаваемые вопросы
Чем занимается организатор мероприятий?
Организаторы мероприятий делают все, от выбора мест до найма кейтеринговых и развлекательных мероприятий, чтобы все движущиеся части идеально совпали.
Кроме того, они отвечают за создание опыта и воплощение видений в реальность.
Каковы обязанности и ответственность организатора мероприятий?
Организатор мероприятий отвечает за координацию всех движущихся частей, связанных с обеспечением бесперебойной работы мероприятий, включая выбор места проведения, услуги общественного питания и найм исполнителей. Они планируют и согласовывают все детали до мероприятия и занимаются логистикой.
Что отличает хорошего организатора мероприятий?
Хороший организатор мероприятий амбициозен и оптимистичен, обладает сильными навыками убеждения, соответствующими их мотивационной природе. У них отличное лидерство, бюджетирование, многозадачность и навыки ведения переговоров.
С кем работает организатор мероприятий?
Организаторы мероприятий могут работать в различных отраслях, таких как свадьбы или конференции, и они могут работать независимо или в компании. Обычно они работают напрямую с координатором мероприятий или менеджером по гостеприимству.
Шаблон описания работы планировщика мероприятий
Этот шаблон описания работы планировщика мероприятий
включает список наиболее важных обязанностей и ответственности планировщика мероприятий . Он настраивается и готов к публикации на досках объявлений. Используйте его, чтобы сэкономить время, привлечь квалифицированных кандидатов и нанять лучших сотрудников.
Профиль работы планировщика мероприятий
Роли организаторов мероприятий могут различаться в зависимости от компании и отрасли, в которой они работают. Как правило, они отвечают за планирование, организацию, управление и координацию различных типов мероприятий. Обычно они координируют встречи с клиентами, определяют детали событий.
Чтобы привлечь организаторов мероприятий, которые наилучшим образом соответствуют вашим потребностям, очень важно составить четкое и точное описание работы организатора мероприятий.
Описание работы планировщика мероприятий
Мы ищем опытного и креативного организатора мероприятий, который присоединится к нашей команде. В качестве организатора мероприятий в нашей компании вы будете нести ответственность за организацию и координацию веселых мероприятий.
Мы ожидаем, что вы будете хорошо организованы и компетентны в управлении поставщиками. Коммуникабельность, грамотный тайм-менеджмент и внимание к деталям обязательны!
Обязанности и ответственность организатора мероприятий
- Понимать требования и детали каждого события
- Понимать потребности и желания клиентов
- Планирование и организация мероприятий с учетом финансовых и временных ограничений
- Бронирование мест и расписание выступающих
- Регулярно встречайтесь с клиентами и координируйте с ними
- Ищите и сравнивайте разных поставщиков (кейтеринг, декораторы, музыканты и т. д.)
- Переговоры с поставщиками для достижения наиболее выгодных условий
- Наем, обучение и надзор за персоналом
- Оценка персонала и предоставление отчетов
- Управление всеми мероприятиями (подготовка места, приглашения, еда, напитки и т.
д.) - Регулярно отслеживайте общие расходы
- Планирование бюджета мероприятия
- Оставайтесь в рамках бюджета
- Тщательно следить за событиями
- Предлагайте решения для своевременного решения проблем
- Оценка успешности мероприятия и отправка отчетов
Требования и квалификация организатора мероприятий
- X лет опыта работы в качестве координатора мероприятий или на аналогичной должности
- Портфолио успешных мероприятий
- Владение MS Office
- Отличные навыки управления поставщиками
- Знание основных практик найма
- Чувство сопричастности и гордости за свою работу и ее влияние на успех компании
- Критическое мышление и навыки решения проблем
- Командный игрок
- Хорошие навыки тайм-менеджмента
- Отличные навыки межличностного общения и общения
- Предпочтительна степень в области гостиничного менеджмента, связей с общественностью или в соответствующей области
Используете ли вы современное программное обеспечение для подбора персонала? Если нет, вы упускаете возможность.
